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IKDS 2024 Privacy Policy

Purpose

This IKDS 2024 Privacy Policy (the “Policy”) is a statement of principles and guidelines concerning the collection, use and protection of personal information with respect to IKDS 2024.

IKDS 2024 (the “Conference”) is a symposium hosted by the Canadian Cardiovascular Society, and the IKDS(the “Hosts”). The four-day event aims to address challenges in the treatment and care of Kawasaki disease which affects many Canadian children annually.

The protection of personal information is important to the Hosts, and the Hosts are committed to maintaining the accuracy, security and privacy of the attendees’ personal information in accordance with applicable legislation by complying with this Policy.

This Policy describes how the Hosts collect, use, disclose and protect the personal information of the Conference attendees; and the types of information the Hosts may collect from the attendees.

Accountability

Any questions about this Policy can be directed to STA Healthcare Communications at ikds2024@sta.ca

Employees of the Hosts administering the Conference play an important role in protecting personal information. Our employees are required to adhere to this Policy and take all reasonable steps to ensure that personal information is protected from unauthorized access.

Consent

By submitting personal information to the Hosts, you agree that the Hosts may collect, use and disclose such personal information in accordance with this Policy and as permitted or required by law. Subject to legal and contractual requirements, you may refuse or withdraw your consent to certain of the identified purposes at the time of registering for the Conference, during your profile setup on the Conference website or through the Conference online application, or at any time by contacting the Conference Privacy Officer at ikds2024@sta.ca.

If you refuse or withdraw your consent, the Hosts may be unable to provide you or continue to provide you with certain services, programs and/or information which may be of value to you.

If you provide the Hosts with Personal information of another attendee, you represent that you have all necessary authority and/or have obtained all necessary consents from such person to enable the Hosts to collect, use and disclose such personal information for the purposes set forth in this Policy.

Collection of Personal Information

Canadian privacy legislation defines “Personal Information” broadly as information about an identifiable individual or as information that allows an individual to be identified. For the purposes of this Policy, “Personal information” means information about an identifiable individual as defined from time to time in the applicable privacy legislation. Generally speaking, Personal Information does not include what is considered business contact information generally found on a business card (i.e. name, title, business number, business fax number, business e-mail address, etc.).

Although the Hosts will mostly collect business contact information rather than Personal Information, when attendees register for the Conference and consent to the collection, use and Disclosure of their Personal information, the Hosts may collect the following types of information which may amount to Personal Information, depending on the circumstances

The Hosts may also collect the following types of Personal Information if attendees choose to share it with them:


Conference Website

The Conference website may contain links to third-party websites, plug-ins, services, social networks, or applications (the “Conference Website”). Clicking on those links or enabling those connections may allow the third party to collect or share data about you. If you follow a link to a third-party website or engage a third-party plugin, please note that those links are not governed by this Policy. The Hosts do not control these third-party websites and encourage the attendees to read the Policy of every website they visit.

On the Conference website, like most other commercial websites, the Hosts may monitor traffic patterns, site usage and related site information in order to optimize the web service. The Hosts may provide aggregate information to third parties, but these statistics do not include any identifiable Personal Information.

When setting up their account for the Conference website, attendees will be asked to provide the following information:

Attendees will then have the opportunity to choose whether they want to share the above-mentioned information, as well as their session poll data, with third parties, including the sponsors of the Conference, of Accredited Sessions, or of a Networking activity, as well as exhibitors or other attendees of the Conference.


Use of Personal Information

The Personal Information collected by the Hosts is used for the following purposes:

The Hosts only collect Personal Information directly from attendees who have consented to the collection, except when they have the attendee’s consent to collect information from elsewhere or are permitted by law to collect it without the attendee’s consent.

The Hosts use of an attendee’s Personal Information is strictly for the purposes outlined in this Policy. If the Hosts need to use the Personal Information for any other purpose they will contact the attendee and obtain consent prior to that use.

The Hosts may de-identify information by removing any identifier of a specific individual or household from Personal Information, such that it no longer falls within the definition of Personal Information (“De-identifiedInformation”). De-identified Information may be used by the Hosts for the purposes of reporting and analyzing how users interact with Hosts Apps and/or for other research purposes, such as research regarding behavioural inferences. Hosts may share De-identified Information and resulting reports and analyses publicly and with other third parties.


Disclosure of Personal Information

From time to time, the Hosts may disclose your Personal Information to:

Service providers, including an organization or individual retained by the Hosts, to perform functions on its behalf, such as catering, marketing, data processing, printing, mailing, document management, and office services;

When the Hosts disclose your Personal Information to third parties, they require such third parties’ representation of compliance with a lawful privacy policy according to Canadian law, including appropriate levels of confidentiality and security.

An attendee has the right to withdraw consent for collection, use or disclosure of their Personal Information at any time. However, if an attendee does so it may affect their ability to participate in the Conference and/or receive services provided by the Hosts. If an attendee wishes to withdraw consent, or has any questions about withdrawing consent, they can contact our Conference Privacy Officer at ikds2024@sta.ca.

Business contact information, as set out in the “Collection of Personal Information” section of this Policy, is not protected by this Policy. This type of information is not considered Personal Information and may be collected, used and disclosed without consent. De-identified delegate data may be shared with sponsors, exhibitors and advertisers.


Safeguards of Personal Information

The Hosts protect Personal Information against such risks as loss or theft, unauthorized access, disclosure, copying, modification and destruction by using appropriate security measures in accordance with applicable law.

The Hosts design their systems with security and privacy in mind. We work to protect the security of Personal Information during transmission. We follow the Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) when handling credit card data. The Hosts also maintain physical, electronic and procedural safeguards in connection with the collection, storage and disclosure of Personal Information. Our security procedures require that we may occasionally request proof of identity before we disclose Personal Information to you. It is also important for the member/user to protect against unauthorized access to their password and computers, devices, and applications. Be sure to sign off when you finish using a shared computer.

The Hosts’ employees with access to Personal Information are required to respect the confidentiality of that information pursuant to their employment agreement with the Hosts. Employees also participate in privacy training. The Hosts implement methods of protecting Personal Information that include reasonably limiting access to Personal Information, restricting access to offices where information is held and technological measures such as passwords.


Accuracy of Personal Information

The Hosts try to keep Personal Information as accurate as possible and attendees can assist us by providing us with updated information when necessary. Information can be updated by contacting ikds2024@sta.ca.


Retention of Personal Information

The Hosts only keep Personal Information for as long as is necessary for the purposes outlined above. This may include keeping the Information after a service or program has been completed in order to resolve any problems or concerns that may arise. The Hosts are also required by law to maintain certain records for set amounts of time. Once Personal information is no longer necessary for a defined purpose, the information will be securely destroyed.


Access

Attendees have the right to access the Personal Information the Hosts hold about them. Attendees can access their Personal Information by making a request to ikds2024@sta.ca. They will provide the necessary forms and assistance to make the request and obtain the Information. If an attendee believes that some of the Personal Information is incorrect, they can request that the information be corrected.

The Hosts may charge an attendee for minimal out-of-pocket expenses in responding to an access request. If they decide that a charge is appropriate they will provide the attendee with a written estimate prior to providing access. Any concerns with the estimated charge should be directed to ikds2024@sta.ca.


Accountability

The Hosts apply their best efforts to protect the attendees’ privacy. If an attendee has any concerns they are free to contact ikds2024@sta.ca. The Hosts hope that the Officer will be able to resolve any problems. If concerns are not resolved, the Officer can provide information on making a formal complaint.


Amendment of this Privacy Policy

The Hosts will from time to time review and revise their privacy practices and this Privacy Policy. In the event of any amendment, an appropriate notice will be posted on the Conference web www.ikds2024.eventscribe.net.


Breaches of Security Safeguards

If a Personal Information breach occurs and the breach is likely to result in a real risk of significant harm, the Hosts will without undue delay notify the attendee and the applicable authorities in accordance with Canadian privacy legislation.


Rights of European Union Users

If you are using our site from the European Union, you have the rights, among others, to:

You may exercise any of your rights in relation to your personal data by written notice to us addressed toikds2024@sta.ca


Contact Information

The Hosts have appointed STA Healthcare Communications to oversee compliance with this Privacy Policy and applicable privacy laws. For information on the Hosts’ privacy practices pertaining to the Conference, please contact ikds2024@sta.ca.


Politique de confidentialité d'IKDS 2024

 

Objectif de la politique de confidentialité d'IKDS 2024

La présente politique de confidentialité d'IKDS 2024 (la "politique") est un énoncé des principes et des lignes directrices concernant la collecte, l'utilisation et la protection des renseignements personnels dans le cadre d'IKDS 2024.

IKDS 2024 (la "conférence") est un symposium organisé par la Société canadienne de cardiologie et l'IKDS (les "hôtes"). Cet événement de quatre jours a pour but de relever les défis liés au traitement et à la prise en charge de la maladie de Kawasaki, qui touche chaque année de nombreux enfants canadiens.

La protection des informations personnelles est importante pour les organisateurs et ces derniers s'engagent à maintenir l'exactitude, la sécurité et la confidentialité des informations personnelles des participants conformément à la législation en vigueur en se conformant à cette politique.

Cette politique décrit la manière dont les organisateurs recueillent, utilisent, divulguent et protègent les informations personnelles des participants à la conférence ; et les types d'informations que les organisateurs peuvent recueillir auprès des participants.


Responsabilité

Toute question concernant cette politique peut être adressée à STA Healthcare Communications à l'adresse ikds2024@sta.ca.

Nos employés sont tenus de respecter cette politique et de prendre toutes les mesures raisonnables pour s'assurer que les informations personnelles sont protégées contre tout accès non autorisé.


Consentement

En soumettant des informations personnelles aux hôtes, vous acceptez que ces derniers recueillent, utilisent et divulguent ces informations personnelles conformément à la présente politique et dans la mesure où la loi le permet ou l'exige. Sous réserve des exigences légales et contractuelles, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à certaines des fins identifiées au moment de votre inscription à la conférence, lors de la configuration de votre profil sur le site web de la conférence ou par l'intermédiaire de l'application en ligne de la conférence, ou à tout moment en contactant le responsable de la protection de la vie privée de la conférence à l'adresse ikds2024@sta.ca.

Si vous refusez ou retirez votre consentement, les hôtes pourraient ne pas être en mesure de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains services, programmes et/ou informations qui pourraient vous être utiles.

Si vous fournissez aux hôtes les informations personnelles d'un autre participant, vous déclarez que vous disposez de toute l'autorité nécessaire et/ou que vous avez obtenu tous les consentements nécessaires de cette personne pour permettre aux hôtes de collecter, d'utiliser et de divulguer ces informations personnelles aux fins énoncées dans la présente politique.


Collecte d'informations personnelles

La législation canadienne en matière de protection de la vie privée définit les "informations personnelles" comme des informations concernant un individu identifiable ou comme des informations permettant d'identifier un individu. Aux fins de la présente politique, on entend par "informations personnelles" les informations concernant une personne identifiable, telles qu'elles sont définies de temps à autre dans la législation applicable en matière de protection de la vie privée. D'une manière générale, les informations personnelles ne comprennent pas ce qui est considéré comme des coordonnées professionnelles figurant généralement sur une carte de visite (c'est-à-dire le nom, le titre, le numéro de téléphone professionnel, le numéro de télécopie professionnel, l'adresse électronique professionnelle, etc.)

Bien que les hôtes recueillent principalement des coordonnées professionnelles plutôt que des informations personnelles, lorsque les participants s'inscrivent à la conférence et consentent à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de leurs informations personnelles, les hôtes peuvent recueillir les types d'informations suivants, qui peuvent constituer des informations personnelles, en fonction des circonstances :

Les hôtes peuvent également recueillir les types d'informations personnelles suivants si les participants choisissent de les partager avec eux :



Site web de la conférence

Le site web de la conférence peut contenir des liens vers des sites web, des plug-ins, des services, des réseaux sociaux ou des applications de tiers (le "site web de la conférence"). Le fait de cliquer sur ces liens ou d'activer ces connexions peut permettre au tiers de collecter ou de partager des données vous concernant. Si vous suivez un lien vers un site web tiers ou activez un plug-in tiers, veuillez noter que ces liens ne sont pas régis par la présente politique. Les hôtes ne contrôlent pas ces sites web tiers et encouragent les participants à lire la politique de chaque site web qu'ils visitent.

Sur le site web de la conférence, comme sur la plupart des autres sites web commerciaux, les hôtes peuvent surveiller les schémas de trafic, l'utilisation du site et les informations connexes sur le site afin d'optimiser le service web. Les hôtes peuvent fournir des informations agrégées à des tiers, mais ces statistiques n'incluent aucune information personnelle identifiable.

Lors de la création de leur compte sur le site web de la conférence, les participants seront invités à fournir les informations suivantes :

Les participants auront ensuite la possibilité de choisir s'ils souhaitent partager les informations susmentionnées, ainsi que leurs données de sondage, avec des tiers, y compris les sponsors de la conférence, des sessions accréditées ou d'une activité de réseautage, ainsi que les exposants ou d'autres participants à la conférence.


Utilisation des informations personnelles

Les informations personnelles collectées par les hôtes sont utilisées aux fins suivantes :

Les hôtes ne recueillent des informations personnelles que directement auprès des participants qui ont consenti à leur collecte, sauf s'ils ont le consentement du participant pour recueillir des informations ailleurs ou s'ils sont autorisés par la loi à les recueillir sans le consentement du participant.

Les hôtes n'utilisent les informations personnelles d'un participant qu'aux fins décrites dans la présente politique. Si les hôtes ont besoin d'utiliser les informations personnelles à d'autres fins, ils contacteront le participant et obtiendront son consentement avant de procéder à cette utilisation.

Les hôtes peuvent dépersonnaliser les informations en supprimant tout identifiant d'une personne ou d'un ménage spécifique des informations personnelles, de sorte qu'elles ne répondent plus à la définition des informations personnelles ("informations dépersonnalisées"). Les informations dépersonnalisées peuvent être utilisées par les hôtes à des fins de rapport et d'analyse de la manière dont les utilisateurs interagissent avec les applications des hôtes et/ou à d'autres fins de recherche, telles que la recherche concernant les déductions comportementales. Les hôtes peuvent partager les informations dépersonnalisées et les rapports et analyses qui en résultent publiquement et avec d'autres tiers.


Divulgation d'informations personnelles

De temps à autre, les hôtes peuvent divulguer vos informations personnelles à :


Lorsque les hôtes divulguent vos renseignements personnels à des tiers, ils exigent de ces derniers une déclaration de conformité à une politique de protection de la vie privée conforme à la loi canadienne, y compris des niveaux appropriés de confidentialité et de sécurité.

Un participant a le droit de retirer son consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de ses informations personnelles à tout moment. Toutefois, si un participant le fait, cela peut affecter sa capacité à participer à la conférence et/ou à recevoir des services fournis par les hôtes. Si un participant souhaite retirer son consentement ou s'il a des questions à ce sujet, il peut contacter le responsable de la protection de la vie privée de la conférence à l'adresse ikds2024@sta.ca.

Les coordonnées professionnelles, telles que définies dans la section "Collecte d'informations personnelles" de la présente politique, ne sont pas protégées par la présente politique. Ce type d'information n'est pas considéré comme une information personnelle et peut être collecté, utilisé et divulgué sans consentement. Les données des délégués dépersonnalisés peuvent être partagées avec les sponsors, les exposants et les annonceurs.


Protection des informations personnelles

Les Hôtes protègent les informations personnelles contre les risques tels que la perte ou le vol, l'accès non autorisé, la divulgation, la copie, la modification et la destruction en utilisant des mesures de sécurité appropriées conformément à la loi applicable.

Les Hôtes conçoivent leurs systèmes en tenant compte de la sécurité et de la protection de la vie privée. Nous nous efforçons de protéger la sécurité des informations personnelles lors de leur transmission. Nous respectons la norme de sécurité des données de l'industrie des cartes de paiement (PCI DSS) lorsque nous traitons des données de cartes de crédit. Les hôtes maintiennent également des mesures de protection physiques, électroniques et procédurales en rapport avec la collecte, le stockage et la divulgation des informations personnelles. Nos procédures de sécurité exigent que nous puissions occasionnellement demander une preuve d'identité avant de vous divulguer des informations personnelles. Il est également important que le membre/l'utilisateur se protège contre tout accès non autorisé à son mot de passe et à ses ordinateurs, appareils et applications. Veillez à fermer votre session lorsque vous avez fini d'utiliser un ordinateur partagé.

Les employés des Hôtes ayant accès aux informations personnelles sont tenus de respecter la confidentialité de ces informations conformément à leur contrat de travail avec les Hôtes. Les employés participent également à des formations sur la protection de la vie privée. Les hôtes mettent en œuvre des méthodes de protection des informations personnelles qui comprennent la limitation raisonnable de l'accès aux informations personnelles, la restriction de l'accès aux bureaux où les informations sont conservées et des mesures technologiques telles que les mots de passe.


Exactitude des informations personnelles

Les Hôtes s'efforcent de conserver des informations personnelles aussi exactes que possible et les participants peuvent nous aider en nous fournissant des informations actualisées si nécessaire. Les informations peuvent être mises à jour en contactant ikds2024@sta.ca.


Conservation des informations personnelles

Les Hôtes ne conservent les informations personnelles que le temps nécessaire aux fins décrites ci-dessus. Cela peut inclure la conservation des informations après l'achèvement d'un service ou d'un programme afin de résoudre tout problème ou toute préoccupation qui pourrait survenir. Les hôtes sont également tenus par la loi de conserver certains dossiers pendant une durée déterminée. Lorsque les informations personnelles ne sont plus nécessaires à une fin définie, elles sont détruites en toute sécurité.


Accès aux données

Les participants ont le droit d'accéder aux informations personnelles que les hôtes détiennent à leur sujet. Les participants peuvent accéder à leurs informations personnelles en en faisant la demande à ikds2024@sta.ca. Ils fourniront les formulaires et l'assistance nécessaires pour faire la demande et obtenir les informations. Si un participant estime que certaines informations personnelles sont incorrectes, il peut demander à ce qu'elles soient corrigées.

Les hôtes peuvent facturer à un participant les frais minimaux encourus pour répondre à une demande d'accès. S'ils décident que des frais sont appropriés, ils fourniront au participant un devis écrit avant de lui accorder l'accès. Toute question relative à l'estimation des frais doit être adressée à ikds2024@sta.ca.


Responsabilité

Les hôtes font tout leur possible pour protéger la vie privée des participants. Si un participant a des inquiétudes, il est libre de contacter ikds2024@sta.ca. Les hôtes espèrent que l'agent sera en mesure de résoudre tout problème. Si les préoccupations ne sont pas résolues, le responsable peut fournir des informations sur la manière de déposer une plainte officielle.


Modification de la présente politique de confidentialité

Les Hôtes examineront et réviseront de temps à autre leurs pratiques en matière de protection de la vie privée et la présente politique de protection de la vie privée. En cas de modification, un avis approprié sera publié sur le site web de la conférence, www.ikds2024.eventscribe.net.


Violation des mesures de sécurité

En cas de violation de données personnelles susceptible d'entraîner un risque réel de préjudice important, les hôtes en informeront sans délai le participant et les autorités compétentes conformément à la législation canadienne sur la protection de la vie privée.


Droits des utilisateurs de l'Union européenne

Si vous utilisez notre site depuis l'Union européenne, vous avez le droit, entre autres, de :

Vous pouvez exercer n'importe lequel de vos droits relatifs à vos données à caractère personnel en nous adressant une notification écrite à l'adresse suivante : ikds2024@sta.ca.


Informations sur les contacts

Les Hôtes ont désigné STA Healthcare Communications pour veiller au respect de la présente politique de confidentialité et des lois applicables en matière de protection de la vie privée. Pour obtenir des informations sur les pratiques des Hôtes en matière de protection de la vie privée dans le cadre de la Conférence, veuillez contacter ikds2024@sta.ca.